ЭОС

• 19 June 2019 - Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»

В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг». Начало электронного документооборота: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «Мониторинг документов» Автоматизировать документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно использовалась система «ДЕЛО», и новосибирцы получили возможность увидеть все плюсы современной СЭД. Установка «ДЕЛА» в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в «ДЕЛЕ» получили 100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех подразделений. Кроме этого, для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг», дополнительный модуль-информатор). В организации внедрили и систему «КАДРЫ». Она также разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО), интегрирована с СЭД «ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства. В результате в аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы – регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и поиска по любым реквизитам. Единственным участком «жизненного цикла» документооборота, которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством документов. На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания. Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи: • Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено. • Организовать оперативное хранение дел. • Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов. • Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания. В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела. «Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель». Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную. Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения. Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство). Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи». В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами» (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).
Permanent Link

• 10 June 2019 - Обновлено приложение EOSmobile (Win)

Новая версия корпоративного мобильного приложения EOSmobile для Windows доступна для скачивания. Особое внимание при подготовке этого обновления мы уделили инструментам персонализации, расширению функциональных возможностей (в частности, для работы с папками и файлами), а также улучшениям интерфейса. Компания ЭОС почти 10 лет разрабатывает корпоративные мобильные приложения. Мы создаем их для топ-менеджеров и руководителей, которым необходимо иметь доступ к данным СЭД/ECM-системы в любое время, в любом месте. Решение EOSmobile выпущено на рынок относительно недавно, но уже успело стать популярным. Обновленная версия для Windows отличается повышенной производительностью, а также делает взаимодействие пользователя с СЭД/ECM-системами через мобильный интерфейс более комфортным. Персонализация, уведомления и другие интересные новинки интерфейса Максимальная персонификация интерфейса и функционала – один из базовых принципов создания решения EOSmobile. В нем настраивается внешний вид рабочего стола, набор доступных операций, элементы экспресс-панели и многое другое. В обновленной версии появился специальный раздел настроек – «Персонализация», где пользователь, выбирая необходимые опции, адаптирует приложение для себя. Например, можно установить фоновый рисунок рабочего стола (взяв изображение из галереи фотографий на планшете), включить затемнение области файла, когда та перекрыта левой или правой панелью, задать способ вызова экранной клавиатуры и др. Если включить параметр «При закрытии окна сворачивать в трей», то по нажатию кнопки «Закрыть» EOSmobile будет свернуто в область уведомлений и продолжит свою работу. Параметр «Экранная клавиатура» определяет сценарий ее вызова на экран: если он включен и нет физически подключенной клавиатуры, то по нажатию на поле ввода отобразится виртуальная. Узнавать, что вам поступили документы, стало проще. В области уведомлений (notification area), на панели задач, на иконке приложения теперь отображается индикатор наличия новых документов. Пользователь может видеть эти уведомления, даже не открывая EOSmobile. Информирование о поступлениях при открытом приложении настраивается в разделе «Персонализация»: если включить опцию «Показывать уведомления о поступлении документов», такой значок будут отображаться в правом нижнем углу. Метка «Новый» к непрочитанному документу теперь показывается только один раз – при его поступлении. Если документ стал текущим и прошло время, заданное в профиле пользователя, то метка автоматически снимается. Есть много других улучшений интерфейса. Например, появилась так называемая «скелетная загрузка» – отображение загрузки для различных массивов данных (например, список документов на левой панели или в папке «История»). Это новшество позволит уменьшить субъективное время ожидания: пользователь будет видеть, что приложение работает, а не «зависло». Кнопка «Дать поручение» теперь отображается по всей ширине правой панели, если пользователю не доступна кнопка «Ввести отчет»; изменена иконка перехода в окно рабочего стола (dashboard) и т.д. Работа с файлами и папками Изменения в инструментах работы и принципах наполнения больше всего затронули папки «История» и «Неотправленные». Так, в папку «История» добавлен поиск (фильтр). Документы, попадающие сюда, больше не будут дублироваться. Стало проще найти нужные записи: это занимает минимум времени. Для папки «Неотправленные» также изменено наполнение – теперь здесь отображаются только записи, содержащие значимые операции и требующие синхронизации с СЭД (например, завизированный проект или введённый отчет). Появилась возможность экспортировать файлы в сторонние приложения. Это позволяет, например, работать с почтой в Outlook и прикреплять к письмам вложения из СЭД/ECM, не выходя из EOSmobile (Win). В новой версии EOSmobile (Windows) появилась не критичная для ПК, но важная для мобильных устройств функция – реализовано удаление из памяти обработанных документов через 48 часов. Это позволит избежать ситуации, когда на планшете внезапно заканчивается свободное место и создается впечатление, что возникла ошибка приложения, хотя на самом деле EOSmobile продолжает стабильно работать. Просматривать файлы стало удобнее. EOSmobile (Windows) позволяет поворачивать страницу на 90, 180 и 360 градусов – так проще выбирать удобный для пользователя вариант ее отображения. В приложение добавлена возможность, которая порадует заказчиков, использующих систему электронного документооборота «ДЕЛО». Теперь с привычными всем пользователям СЭД «ДЕЛО» пунктами документов можно работать и через мобильное приложение. EOSmobile (Windows) на ПК: новые инструменты Напомним, что EOSmobile (Win) может устанавливаться не только на планшеты, но и на десктопные устройства. Эту возможность уже успели оценить «мобильные» пользователи, которые время от времени работают в интерфейсе EOSmobile на ПК/ноутбуках. В обновленной версии появились новинки именно для Desktop. При аннотировании в приложении, запущенном на Desktop, с помощь инструмента «Рука» можно скроллировать файл. Также здесь отображаются инструменты «Карандаш» и «Маркер» – их можно использовать для работы с изображением документа. «В целом все доработки, которые сделаны в EOSmobile (Win), учитывают пожелания наших клиентов и затронули прежде всего инструменты и элементы интерфейса, влияющие на удобство взаимодействия пользователя с системой. Кроме этого, нам удалось еще больше увеличить производительность приложения и повысить уровень его стабильности», - так оценивает изменения в новой версии начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев. https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=30029
Permanent Link

• 6 June 2019 - ЭОС и РЕД СОФТ объявили о партнерстве

Российские компании ЭОС и РЕД СОФТ подписали соглашение о технологическом партнерстве. В рамках договоренностей разработчики будут тестировать на совместимость свои продукты. Развитие сотрудничества является логическим продолжением работы компаний в Комитете по интеграции отечественного ПО при АРПП «Отечественный софт». ЭОС и РЕД СОФТ являются членами Ассоциации и участвуют в разработке каталога совместимости российского программного обеспечения. «Ряды наших технологических партнеров пополнились такой успешной компанией, как РЕД СОФТ. И это очень хорошо. Уверены, что такое партнерство предоставит нашим клиентам еще больше возможностей для выбора современных ОС и СУБД, совместимых с разработками ЭОС. В сотрудничестве с РЕД СОФТ мы видим перспективы для расширения линейки комплексных импортозамещающих решений», – комментирует Директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова. «Мы стремимся интегрировать как можно больше российских решений с нашими продуктами. Это основная задача Партнерской программы РЕД СОФТ. Рады многообещающему и перспективному сотрудничеству с таким гигантом как ЭОС. В скором времени работа по тестированию на совместимость даст первые плоды», - комментирует заместитель генерального директора РЕД СОФТ Рустам Рустамов. ЭОС - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота, ECM-систем и электронных архивов. Решения ЭОС внесены в Реестр отечественного ПО. У компании более 7 000 клиентов, 1 000 000 установленных рабочих мест, более 260 партнеров в России и СНГ. РЕД СОФТ – российский поставщик решений и услуг в области информационных технологий. Компания создает и осуществляет комплексные проекты в области хранения и управления данными на основе собственной линейки продуктов (РЕД ОС, СУБД Ред База Данных, Ред Платформа Документооборота, РЕДШЛЮЗ, Gembaface). https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=30026
Permanent Link

• 23 May 2019 - Конкурентные секунды: как развивается ECM в России

Еще несколько лет назад IT-продукты, ориентированные на корпоративный сегмент, были сложными и требовали достаточно высокого уровня компетенции от конечных пользователей. Причина в том, что они были призваны решать в первую очередь задачи компаний и организаций, так что пользователи должны были подстраиваться. Сейчас ситуация в корне изменилась: интересы пользователей настолько тесно сплелись с интересами предприятий, что разработчики вынуждены их учитывать. Более того – соответствие потребностям этого симбиоза является одним из конкурентных преимуществ. Этим путем при модернизации и модификации линейки своих продуктов идет компания ЭОС, работающая в сегменте СЭД/ECM. Среди первоочередных задач разработчиков – повышение производительности решений и улучшение их масштабируемости. Как рассказал на конференции «Весенний документооборот – 2019» Юрий Назаров, генеральный директор ЭОС ПВ, одним из определяющих трендов последнего времени является серьезный рост объемов, обрабатываемых и хранимых данных. И это касается не только самых крупных компаний и организаций: даже в средних предприятиях «прирост» может составлять терабайт в месяц. Кроме того, существенно увеличивается и количество пользователей таких решений. Этим двум трендам разработчики должны соответствовать. «Те производители, которые не будут решать задачи производительности и масштабируемости своих решений, просто уйдут с рынка СЭД/ECM, - уверен Юрий Назаров. – Ведь данные тренды связаны и с возможностью поддержать гигантские объемы данных, и с необходимостью обслуживать огромное количество пользователей, справляться с огромным внешним трафиком данных. Поэтому мы этим двум задачам будем уделять и уже уделяем самое пристальное внимание. Мы надеемся, это даст нам существенное конкурентное преимущество». Повышение производительности затрагивает интересы и организаций, и конечных пользователей. К примеру, в сегменте мобильных решений, развитию которых ЭОС сейчас уделяет много внимания, производительность самой системы «завязана» на стоимости мобильных устройств. Чем менее требовательным к конечным устройствам будет такое решение, тем дешевле и, соответственно, выгоднее оно будет для бизнеса или госорганизации. С другой стороны, конечные пользователи решения напрямую заинтересованы в повышении производительности, так как от этого параметра зависит время работы над каждым документом. Ведь даже пара секунд задержки при срабатывании каждой электронной подписи суммарно могут привести к потере часов в неделю. «За этот час в неделю мы поборемся», - обещает Юрий Назаров. Архивы молодеют С возможностью масштабирования, а также с необходимостью соответствовать современным технологическим и бизнес-реалиям связаны и основные направления модернизации системы хранения архивных документов «Архивное ДЕЛО» ЭОС. То, что объемы документов, которые необходимо хранить в архивах, растут, вряд ли у кого-то вызывает сомнения. Однако к архивам сейчас предъявляются и новые требования, в связи с чем будет произведена полная переработка решения – все больше становится документов, изначально созданных в электронном виде, и они (так же, как и бумажные) требуют систематизации и классификации. В дальнейшем решение будет изменено для работы исключительно под тонкий клиент при сохранении всех возможностей классификации и систематизации как бумажных, так и электронных документов. Основная задача – сохранить все преимущества существующего решения, но сделать его суперсовременным. Заметим, что на данный момент в решениях для архивного хранения документов заинтересованы не только госорганизации, но и коммерческие структуры. Последним нужно обеспечить надежное хранение, несколько иной функционал поиска и сохранение юридической значимости. Планируется, что новый продукт будет лучше соответствовать целям обоих сегментов потребителей. Кстати, проект по созданию архива электронных подлинников на базе решений ЭОС уже реализуется в администрации Ростовской области. Пользователи хотят, чтоб было красиво Еще один значимый тренд – улучшение юзабилити и дизайна. В сегменте СЭД/ECM этот вопрос особенно значим сейчас, так как меняется состав конечных пользователей. Доступ к базе данных необходим все большему числу сотрудников разных категорий. К примеру, если раньше мобильными решениями пользовались преимущественно топ-менеджеры, то сегодня в них заинтересованы и сотрудники других уровней. В любом случае – система должна помогать пользователям решать их задачи легко и быстро. Для этого в ЭОС, к примеру, появился инженер по исследованию пользовательского опыта. С его помощью, а также за счет обратной связи от партнеров, ЭОС совершенствует свои программные продукты, ведь удобство и дизайн сегодня – это ключевое конкурентное преимущество. Что касается новой функциональности, то здесь речь идет не только о появлении новых функций у отдельных решений, но и о развитии принципиально новых направлений. В частности, ЭОС видит перспективную нишу в сегменте проектного управления, при котором необходимо обеспечить взаимодействие всех участников проектного офиса и предоставить функционал для совместной работы – в том числе над документами. Поэтому СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint уже обеспечивают поддержку документно-ориентированных процессов в рамках проектного управления и будут дальше развиваться в этом направлении. А само оно может? Еще одно направление развития продуктовой линейки – применение искусственного интеллекта. Как отметил Юрий Назаров, сегодня ИИ действительно достиг стадии, когда его можно применять с пользовательской верификацией. И даже в этом случае открываются широкие перспективы. Например, анализ с помощью ИИ всех электронных документов отдельного чиновника высокого уровня (например, министра) и принятых по ним решений позволяет выявить закономерности в распределении поручений, сроках их выполнения и т.д. ИИ на основе полученных данных сможет готовить проекты резолюций по определенным категориям документов. ЭОС уже реализует два пилотных проекта. «Мы намерены заниматься изменением наших программных продуктов системно и основательно, – отмечает Юрий Назаров. – Поэтому мы говорим о реинжиниринге систем и подсистем. Иногда нам придется практически создавать код продукта заново, и если это необходимо, мы это сделаем». Командный документооборот Напомним, что на данный момент компания ЭОС – один из лидеров рынка СЭД/ECM и растет быстрее рынка: средний показатель для отрасли – чуть более 10 %, а компания выросла за предыдущий год на 24 %. Такой рост обеспечивает в том числе развитая партнерская сеть. В компании отмечают, что на данный момент партнеры проходят через стадию качественных изменений. Они научились сотрудничать друг с другом, их мобильность повысилась: они готовы работать за пределами своего региона и реализовывать совместные проекты. Именно обратная связь от партнеров влияет и на направления модернизации решений. Их запросы все чаще связаны с глубоким пониманием современных технологических трендов и потребностей пользователей. ЭОС в свою очередь в рамках реинжиниринга программных продуктов намерен ускорить процесс вывода на рынок новых версий, чтобы быстрее отвечать на запросы партнеров и пользователей. https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=30004
Permanent Link

• 22 May 2019 - Участие ЭОС в образовательных программах

Кадры традиционно решают все, а в эпоху цифровизации IT-компетенции становятся важным конкурентным преимуществом и инструментом эффективности. Компания ЭОС фактически с момента своего появления на рынке СЭД/ECM помогает заказчикам в обеспечении персоналом, готовым к IT-инновациям. И речь здесь не только об обучении специалистов в рамках проектов по внедрению. Позиция ЭОС шире: мы считаем, что будущие сотрудники наших клиентов должны знакомиться с популярными IT-решениями уже в процессе получения профессионального образования и иметь возможность актуализировать свои знания на протяжении всей карьеры. Почти полтора десятка лет действует специальная программа ЭОС «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!», в рамках которой образовательные организации получают системы «ДЕЛО», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», eDocLib, EOS for SharePoint для использования в учебном процессе. К этой акции присоединились более 400 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана. Выпускники таких учебных заведений имеют преимущество в качестве соискателей вакансий – они умеют работать с популярными СЭД/ECM-продуктами, тогда как их конкурентов работодателям придется обучать. Многие молодые специалисты, познакомившиеся с продуктами ЭОС в период учебы, уже дошли до самых высоких ступеней карьерной лестницы. Этому несомненно способствует не только наличие у них базовых знаний об IT-решениях, но и постоянная образовательная работа ЭОС (в сотрудничестве с различными организациями) на тематических семинарах, курсах по профессиональной переподготовке, конференциях и т.д. Один из партнеров ЭОС в этой сфере – Российский фонд образовательных программ «Экономика и управление». Фонд более 15 лет реализует программы как для государственных структур, так и для крупных частных компаний, и является неоднократным победителем различных конкурсов на отечественном рынке образовательных услуг. При подготовке семинаров в области управления документами Фонд успешно привлекает компанию ЭОС. В благодарственном письме, направленном Фондом руководству ЭОС, подчеркивается, что для каждого из образовательных семинаров в качестве преподавателей приглашаются лучшие эксперты, обладающие актуальным практическим опытом. Отмечается несомненная практическая ценность семинаров с участием представителей ЭОС, высокий уровень подготовки спикеров и интересный подход к взаимодействию с аудиторией. Директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова так оценила образовательную деятельность компании ЭОС: «Спецпрограмма «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» реализуется почти 15 лет. К ней постоянно присоединяются новые учебные заведения, это говорит само за себя. Не менее успешны и другие образовательные проекты – семинары, курсы, тренинги, конференции (как наши, так и те, куда нас зовут организаторы). Они эффективны не только для поддержки профессионализма специалистов клиентов и продвижения разработок ЭОС, но и в целом для повышения уровня цифровой культуры общества. Продукты ЭОС постоянно в топе популярных, а наши наработки по стандартизации и созданию отраслевой нормативной базы востребованы на государственном уровне. Все это обязывает не снижать планку – в том числе и в подготовке пользователей, и в качестве участников формирования «цифрового сознания» общества. Нам есть чем поделиться, чему научить, будем продолжать эту работу». https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29997
Permanent Link

• 21 May 2019 - Доступна для скачивания новая версия EOSmobile

В Apple Store стала доступна для скачивания новая версия приложения EOSmobile. В обновленном приложении реализован ряд улучшений и исправлений согласно пожеланиям пользователей, существенно повышен уровень производительности и стабильности. Мы теперь поддерживаем iOS 12 и электронную подпись под нее. Корпоративное мобильное приложения EOSMobile – решение ЭОС для тех, кто хочет продолжить работать, даже находясь вне своего рабочего места. С помощью EOSMobile удаленная работа с документами и задачами становится эффективной, простой и понятной благодаря широкому функционалу и персонифицированному интерфейсу: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач. В новой версии EOSmobile (iOS) реализована поддержка iOS 12 и поддержка ЭП для неё, в частности, для продуктов компании Рутокен, КриптоПро, Алладин Р.Д. Реализовано удаление обработанных документов через 48 часов с целью экономии свободного места на устройстве и механизм контроля и предупреждения пользователя о заканчивающемся свободном месте на устройстве. «В современном мире мы уже не следим за объемами информации, которые получаем и храним. Данное нововведение позволит избежать ситуаций, когда у пользователя на планшете в момент работы заканчивается свободное место, а он, не ожидая этого, полагает, что произошла какая-то ошибка в нашем приложении», - рассказывает начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений Артем Андреев. В папке «История» появился поиск (фильтр) документов. Изменено наполнение папки «История» - теперь документы не будут дублироваться, соответственно стало проще найти документ, с которым пользователь ранее работал. В папка «Неотправленные» также изменено наполнение – теперь в папке будут отображаются только те документы, которые содержат значимые операции и требуют обязательной синхронизации в СЭД (например, завизированный проект документа, введённый отчет, направленное на исполнение поручение и так далее). На правой панели EOSmobile, помимо реквизитов по документу, поручений для документа и листа согласования для проекта документов, теперь отображаются связанные документы. При наличии Интернета приложение позволяет переходить к связанным документам (загружая их из СЭД), просматривать их файлы и видеть работу, проведенную по документу. Существенные изменения в EOSmobile произошли в части персонализации. Так, пользователь может настроить время отображения уведомлений или полностью отключить их отображение. Данный параметр будет полезен опытным пользователям, которые уже не нуждаются в подсказках со стороны приложения (напомним, что начать использовать EOSmobile можно практически без предварительного обучения или прочтения документации). Для быстрой навигации по страницам документа без скроллирования теперь может использоваться опциональный режим миниатюр. Кроме того, реализован альтернативный вид списка документов Cover Flow, при котором список документов представлен в виде preview первых страниц документов и реквизитов по документам. Были произведены и другие улучшения и исправления. В частности, в приложении появилась скелетная загрузка, когда требуется загрузить большое количество документов, а соответственно и данных о них (например, список документов в левой панели или в папке «История»). Сделано это, чтобы уменьшить субъективное время ожидания у пользователя, а также чтобы у пользователя не складывалось впечатление, что приложение зависло или не работает. Интерфейсных улучшений и исправлений много: например, улучшена работа навигации в приложении. Еще одно метка, «Обновление» документа, отображается в том случае, когда по прочитанному документу поступило обновление, которое имеет отношение к пользователю (например, по документу поступило новое поручение, где пользователь является исполнителем). При открытии документа из Cover Flow теперь будет автоматически открываться правая панель с поручением/проектом поручения/ листом согласования. Если срок подчиненных виз превышает плановую дату проекта документа, пользователю поступит предупреждение - «Желтый будильник» теперь оповещает пользователя за 2 дня до окончания срока исполнения поручения. Мы также поправили отображение метки «Дерево поручений» и работу счетчика необработанных задач на метке «Дерево поручений». Новое в СМР (сервере для работы мобильного приложения с СЭД «ДЕЛО») На сервере мобильных решений добавлен параметр строгого требования ЭП при подписании поручения. Это необходимо клиентам, у которых 100 % электронного документооборота происходит в электронном виде с использованием ЭП. При соответствующей настройке пользователь сможет направить поручение на исполнение только с использованием ЭП, соответственно исключена возможность направить поручение не подписав ЭП. В СМР добавлен модуль «Очистка БД» – теперь можно будет настроить удаление таких процессов, как архивирование версий, удаление файлов, удаление пользователей, удаление недогруженных документов. Все это позволит существенно экономить дисковое пространство, а также поддерживать СМР в работоспособном состоянии. Также добавлен бета-модуль «Протоколирование», который позволяет отслеживать операции с документами и возникающие ошибки. Улучшена скорость взаимодействия СЭД «ДЕЛО» и СМР: в дополнение к прежнему методу получения документов из СЭД «ДЕЛО» был реализован новый метод взаимодействия. Интерфейсные улучшения и исправления в СМР также реализованы: оптимизирована работа с контактами (ДЛ, организации, представители организации), поправлены процессы синхронизации, удаления и повторного добавления пользователя, добавлено уведомление «Пользователь не активирован», если синхронизация пользователя с СЭД не была запущена. «В целом изменения коснулись тех областей, которые наши клиенты считают наиболее важными для работы в мобильном приложении EOSmobile. Совершенствуя наш продукт, мы стремимся к удобству использования, увеличению скорости работы и, конечно, делаем все возможное, чтобы помочь нашим клиентам работать максимально эффективно», - резюмирует Артем Андреев. https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29995
Permanent Link

• 16 May 2019 - ЭОС на «Российской неделе высоких технологий-2019»

В Москве в рамках «Российской недели высоких технологий» прошла 31-я международная выставка информационных и коммуникационных технологий «Связь – 2019». В деловую программу выставки было включено несколько важных отраслевых мероприятий, в том числе – конференция «Практика внедрения цифровых технологий на промышленных предприятиях», в которой приняли участие компании «Электронные Офисные Системы» и «Базальт СПО». Программа конференции охватывала проблемы и первоочередные задачи цифровизации промышленных компаний, а также достижения и лучшие практики. 24 апреля на круглом столе «Доверенная информационная среда, созданная на базе отечественных критических технологий – основа для создания национальной цифровой инфраструктуры» Алексей Мальков, первый заместитель генерального директора «ЭОС Актив», и Алексей Смирнов, генеральный директор «Базальт СПО», рассказали об отечественном прикладном и системном софте ключевых элементах доверенной цифровой инфраструктуры России. Алексей Мальков в своем докладе «Отечественный прикладной софт – основа для создания доверенной национальной цифровой инфраструктуры» напомнил основные цели цифровизации – рост экономики и повышение ее конкурентоспособности за счет создания устойчивой и безопасной национальной цифровой инфраструктуры (НЦИ). Спикер подчеркнул, что обеспечению доверенности НЦИ препятствуют ряд проблем, главные из которых – импортозависимость в системном программном обеспечении, прикладном ПО и «железе», несовершенство нормативной базы для внедрения отечественного ПО (в том числе – в сферах документационного обеспечения и электронных архивов), отсутствие информации о его совместимости с другими продуктами, недостаточная мотивация для импортозамещения, нехватка специалистов, использование импортных технологий разработчиками отечественного прикладного ПО. Алексей Смирнов в докладе «Отечественный системный софт – основа для создания доверенной национальной цифровой инфраструктуры» рассказал о правовой неопределенности, которая тормозит процессы обеспечения технологической независимости страны в софтверном сегменте и, в частности, препятствует работе пользователей отечественного ПО с госинофрмсистемами. Он отметил, что неопределенность возникает из-за существования в российском правовом поле разных нормативных актов, противоречиво и неполно трактующих понятие отечественного софта. При определении «отечественности» программных продуктов используются только экономико-правовые критерии, а технологические аспекты не принимаются в расчет. При этом критерии периодически внезапно меняются. Для исправления ситуации Алексей Смирнов предложил принять федеральный закон, который закрепит статус отечественного софта с учетом таких технологических критериев, как наличие инфраструктуры для обеспечения жизненного цикла программного продукта, наличие у разработчика компетенций, а для свободного ПО - интеграция сотрудников в международные проекты разработки. Несмотря на не очень радужную картину, есть реальные пути и примеры преодоления проблем по обеспечению доверенности НЦИ. Много значит тот факт, что импортозамещение стало официальной политикой государства, и это подтверждается множеством выпущенных на федеральном уровне (Правительством РФ и Минкомсвязи России) документов. Изменения в нормативной базе постепенно идут, пусть и не слишком быстрыми темпами. Алексей Мальков в выступлении особо остановился на обеспечении информационной и кадровой поддержки процессов импортозамещения. Инвестиции разработчиков прикладного софта в обучение отечественному ПО решают проблему отсутствия специалистов, а широкое информирование об уже имеющихся продуктах способно снять опасения по поводу перехода на такое ПО. Если говорить об обучении специалистов работе с отечественными программными продуктами, то ЭОС и «Базальт СПО» имеют довольно успешный, опыт взаимодействия с вузами. Более 400 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана являются участниками программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» – они на специальных условиях получили АРМ систем «ДЕЛО», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», eDocLib, EOS for SharePoint для использования в учебном процессе. «Базальт СПО» пятнадцать лет проводит единственную в стране конференцию, посвященную применению свободного ПО в высшей школе. Мероприятие стало площадкой обмена знаниями и опытом разработчиков софта, преподавателей и студентов, заинтересованных во внедрении СПО в образовательные процессы. Компания реализовала масштабный проект поставки в школы Московской области 24 тысяч компьютеров с предустановленной ОС «Альт» и набором свободных обучающих программ. Также совместно с компанией «Новые облачные технологии» «Базальт СПО» проводит серию семинаров для учителей школ, чтобы помочь им освоить отечественный софт. В помощь учителям работает портал для самообразования https://kurs.basealt.ru/. Уже сегодня во многих сферах российские программные продукты нисколько не уступают зарубежным аналогам, а в чем-то превосходят их. Нормативно-справочные базы, антивирусы, офисные редакторы, инженерный софт, управление ресурсами, управление документами – российские вендоры активно и успешно работают по созданию программных продуктов под эти задачи. Наконец, в сотрудничестве нескольких ИТ-компаний, специализирующихся в разных направлениях, уже рождаются целые программно-аппаратные комплексы, демонстрирующие заказчикам работоспособность и эффективность российских программных и аппаратных решений. Среди примеров успешной кооперации отечественных разработчиков можно назвать комплекс «ДОР – Деловые отечественные решения», проект «Молния», каталог совместимости программных продуктов Ассоциации разработчиков программных продуктов «Отечественный софт» и деятельность АРПП в целом. Единый полностью импортозамещающий комплекс ДОР – это российские прикладные системы для автоматизации деловых процессов (в том числе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС), работающие на отечественном «железе». В ДОР также используются российская ОС и СУБД. В рамках ДОР реализована работа в СЭД с электронной подписью на процессорах Эльбрус под управлением ОС «Альт». В заключение докладчики подчеркнули, что такие инициативы подтверждают: отечественный прикладной софт способен стать базой для создания доверенной национальной цифровой инфраструктуры. https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29990
Permanent Link

• 15 May 2019 - «МФЦ – это инструмент реализации сервисной модели общения государства с гражданами и бизнесом»

Сегодня МФЦ являются одним из самых популярных и действенных каналов взаимодействия государства с гражданами и юрлицами. И то, насколько эффективным и качественным будет это взаимодействие, напрямую зависит от внедрения инновационных решений в МФЦ. О том, на какое решение и почему сделали ставку в Рязанской области, рассказывает Владимир Кухлев, заместитель директора ГБУ РО «МФЦ Рязанской области». - Каковы были предпосылки для запуска проекта по модификации используемого решения? Самые основные предпосылки – это отсутствие качественной технической поддержки используемого на тот момент решения и каких-либо его доработок. Мы работали на этом решении несколько лет, но за этот период никаких существенных доработок мы не увидели. Шагать в ногу со временем с той системой у нас не получалось. Поэтому и было принято решение искать другой инструмент. - Какие доработки были нужны? Необходимо было и исправление багов, и развитие функционала. На тот момент уже начали выходить различные виды сведений федеральных органов власти, но у нас были сложности с подключением даже к ним, не говоря уже о развитии информационной системы в целом. Как и все МФЦ, мы работаем в соответствии с нормативной базой, в которую регулярно вносятся изменения, касающиеся видов оказываемых услуг, нашего функционала, однако прежнее решение не позволяло нам быстро подстраиваться под новые требования. - При выборе нового решения эти потребности учитывались? Когда мы выбирали новое решение, мы оценивали все представленные системы, рассматривали множество вариантов и искали тот продукт, в который уже заложен нужный нам функционал. Также мы оценивали интуитивность, понятность интерфейса, учитывали и возможность легкого перехода с прежней системы. Анализировали мы и накопленный другими МФЦ опыт. Так что были рассмотрены серьезные, хорошие, функциональные системы, но у большинства из них интерфейс был недостаточно интуитивно понятен рядовым специалистам приема – ведь их компьютерная грамотность не всегда высокого уровня. В результате мы выбрали решение компании ЭОС АИС МФЦ ДЕЛО как наиболее соответствующее нашим потребностям. - Был ли у вас опыт сотрудничества с компанией ЭОС или опыт использования решений данного разработчика? Да, наша область и регионы-соседи активно внедряют электронный документооборот с помощью СЭД «ДЕЛО». Это, кстати, тоже влияло на выбор решения: В связи с чем был весомый атрибут выбора – нужно было обеспечить простую интеграцию новой системы с СЭД «ДЕЛО». Решение ЭОС позволило это сделать «из коробки», без доработок, что для нас было очень важно. Так что уже на момент запуска АИС МФЦ ДЕЛО в эксплуатацию у нас была налажена интеграция с администрацией Рязани, причем именно система в систему: от нас поступают дела и уходят непосредственно в СЭД администрации. К тому же у нас было налажено через локальную систему «ДЕЛО» взаимодействие с ПФ РФ и другими органами. - Расскажите, пожалуйста, о процессе внедрения. Сначала был реализован пилотный проект по автоматизации услуги оформления транспортной карты – это достаточно массовая услуга, за ней обращалось порядка 100-200 человек в день. В течение пары месяцев проводилось ее тестирование. Подчеркну: уже на этапе пилота было налажено электронное взаимодействие с администрацией города. За время пилотного проекта мы оценили, как работает система, насколько она стабильна, как идет ее настройка. Нас все устроило, так что в дальнейшем был произведен массовый перевод услуг в АИС: мы всего лишь за месяц перешли на новую систему с полностью настроенными очередями, предварительной записью. При этом параллельно работа в двух системах не велась: мы одновременно отказались от старой системы и перешли в новую. Параллельно внедрению проводилось обучение сотрудников, так что переход был подготовленным, сотрудники уже умели работать в системе на момент запуска. - Чьими силами проводилось обучение? Его проводили сотрудники ЭОС. Они обучили ряд специалистов приема работе в АИС, а также инженеров-программистов – настройке услуг и системы. Дальше уже информация реплицировалась нашими сотрудниками до остальных специалистов. У нас в организации работает порядка 600 человек, поэтому такой подход был оптимален. - Как сотрудники восприняли переход на новый интерфейс? У нас очень много консерваторов – тех, для кого отсутствие привычной кнопки справа создает дискомфорт. Интерфейс АИС МФЦ ДЕЛО был, конечно, другим, как и логика работы системы. Однако система настолько интуитивно понятна, а «порог входа» в нее настолько низок, что появившееся поначалу у консерваторов недовольство быстро исчезло. Сотрудники быстро оценили новые возможности, которые существенно упростили работу. Например, до внедрения АИС МФЦ ДЕЛО у нас не было SMS-информирования заявителей, необходимо было обзванивать по каждой услуге. Теперь информирование идет в автоматическом режиме, поэтому весомо уменьшилась нагрузка на специалистов. Это и экономически целесообразно для МФЦ: телефон заявителя может быть зарегистрирован в другом регионе, что увеличивает расходы. - Интеграция с какими внешними системами была проведена? Какие возможности в связи с этим появились? Первая – СЭД ДЕЛО, используемая администрацией Рязани. Мы и сами теперь используем СЭД ДЕЛО, веб-версию, так что у нас налажена интеграция и с ней, благодаря этому у нас есть доступ к учетным записям в Пенсионный Фонд. Подчеркну: мы наладили в этом году не просто электронное взаимодействие с ПФ, но добились куда большего. Речь не только про отправку скан-копий: мы уменьшили количество выездов в ПФ в два раза. Раньше нам приходилось ездить в ПФ ежедневно, а теперь один раз в два дня. А ведь выезд – это серьезное и затратное мероприятие. Необходимо проехать по всем МФЦ, собрать документы, подготовить опись, передать документы в ПФ, принять результаты. Ситуацию осложняло то, что ПФ в ряде наших районов области закрыл свои филиалы, поэтому приходилось зачастую из одного населенного пункта вести документы в другой населенный пункт – то есть покрывать достаточно большие расстояния. Мы планируем пойти дальше и ездить в ПФ лишь один раз в неделю, но пока нам мешает реализовать эти планы отсутствие видов сведений по ПФ. Но как только федеральный ПФ разработает все виды сведений, мы создадим адаптеры и подключимся к этим видам сведений. Кроме того, сейчас у нас заканчивается проект по интеграции с электронной очередью, что позволит нам отслеживать, на какую именно услугу был выдан талон, время его получения и приглашения к окну. Еще у нас реализована интеграция с МВД – услуги получения справок о судимости и наркотиках – они проходят без подачи бумажных документов, а исключительно через СМЭВ. - Расскажите о реализации интеграции с ФНС и услуге регистрации юрлиц. Почему понадобилось такое расширение возможностей системы? Как удалось его реализовать и какую пользу это принесло? В третьем квартале прошлого года мы провели интеграцию с ФНС. Это сложный проект, потому что у налоговой сложный вид сведений, но мы подключились к ним. По России мы были, если не ошибаюсь, вторым регионом, кому это удалось. Сейчас мы полностью отказались от бумажного комплекта документов при взаимодействии с ФНС – весь комплект сканируется специалистом приема, обрабатывается, отправляется в налоговый орган. Это существенно упростило регистрацию юрлиц, а мы сократили количество выездов по доставке документов. Этот проект был очень важен сразу по нескольким причинам. Во-первых, с 1 января 2019 года электронная регистрация в ФНС не облагается госпошлиной, а электронное взаимодействие между МФЦ и налоговым органом приравняли к электронной подаче документов. Так что с 1 января мы не берем от граждан госпошлину на осуществление регистрационных действий по этой услуге. Это колоссальная помощь для граждан и стимул для развития бизнеса. - Что было первично – МФЦ упрощали собственные процессы или запускали услугу с прицелом на реализацию новых правил? МФЦ – это инструмент реализации сервисной модели общения государства с гражданами и бизнесом. Мы работаем прежде всего для того, чтобы гражданам было комфортнее подавать документы. Но мы, конечно, учитывали и информацию о грядущей отмене госпошлины. И к тому же надо идти в ногу со временем, облегчая и себе, и гражданам жизнь. - Каковы качественные и количественные результаты проекта? Все, о чем я рассказал ранее, мы просто не могли бы запустить в старой ИС, так что самый главный результат – появление новых возможностей, которых раньше не было. Также АИС МФЦ ДЕЛО позволила увеличить качество и гибкость настройки услуг. С точки зрения программирования системы у нас более 200 услуг, каждая из которых имеет свои исключения, параметры. В старой системе было сложно их настроить, зачастую просто невозможно – для нас это было критично. Сейчас же у нас есть отличный интуитивно понятный конструктор услуг, понятный обычному специалисту, который автономно может настраивать услуги после всего одной недели обучения и практики. При этом специалист не имеет навыки программирования. Это основополагающий для нас функционал. У нас раньше в принципе не было функционала для работы курьеров – теперь появился курьерский модуль, с помощью которого можно оперативно распечатать всевозможные тонко настраиваемые описи документов, причем в разных форматах. Это гибкий механизм для работы курьеров. Раньше описи делались в ручном режиме в таблицах Excel. Благодаря АИС МФЦ ДЕЛО были сокращены сроки оказания услуг, так как система очень помогает вносить данные, в том числе – исключает необходимость повторного ввода атрибутов. - Каковы планы по дальнейшему развитию системы? У нас много планов. В 2019 году мы намерены уйти от ПК ПВД-3 в сторону взаимодействия через СМЭВ с помощью АИС МФЦ ДЕЛО. Дело в том, что в 2018 году Росреестр нам «подарил» ПК ПВД-3 – новую версию, полностью отличающуюся от старой, но не сохранившую даже половины функционала старой ИС. В связи с этим у нас большие сложности в приеме документов и оказании услуг Росреестра. Поэтому мы хотим в этом году перейти на использование СМЭВ по Росреестру. К нам недавно приезжал заместитель руководителя федерального Росреестра, и я отметил на встрече, что мы готовы к переходу и развитию взаимодействия. Так что теперь мы ждем от Росреестра отклика на предложение. В наших планах и запуск комплексного запроса. Он необходим, когда заявитель приходит за несколькими услугами, но пишет одно заявление, а сотрудник МФЦ в дальнейшем самостоятельно заполняет документы по каждой услуге. Была проведена первичная доработка АИС для этого, мы ее протестировали, внесли ряд замечаний и ждем финальной доработки версии. Но большинство наших планов упираются в то, что необходимы доработки в ИС отдельных ведомств. Как только какое-либо из ведомств будет готово к прорыву, мы двинемся вперед. К примеру, если ЗАГС доделает свою ИС и будет готов к интеграции, мы будем работать в этом направлении.
Permanent Link

• 30 April 2019 - Новые технологии и вызовы для рынка СЭД

Традиционная конференция компании ЭОС «Весенний документооборот – 2019», прошедшая с 22 по 26 апреля в Ереване и Тбилиси, ознаменовала собой ряд событий и закономерностей, важных как для самой компании, так и для рынка автоматизации документооборота в целом. СЭД становится центром всех информационных ресурсов организации, в систему вовлекается все большее количество сотрудников, при этом у каждого заказчика она имеет свою специфику. Кроме того, на помощь традиционным решениям и модулям СЭД приходят инновационные технологии – такие, как нейросети, искусственный интеллект, чат-боты и др. Всё это делает рынок невероятно насыщенным и разнообразным, но, в то же время заставляет постоянно следить за изменениями. Конференция «Весенний документооборот 2019» как раз и стала для партнеров компании ЭОС площадкой для обмена ценной информацией и мнениями в профессиональном кругу. В год своего 25-летия компания ЭОС собрала своих партнеров ЭОС из России и ближнего зарубежья в столице Армении, где прошла деловая часть конференции «Весенний документооборот – 2019». Основная неофициальная часть мероприятия, включающая автобусное путешествие по живописным горам, посещение памятников архитектуры и другие активности, прошла уже в Грузии. 2018 год стал для компании ЭОС не только еще более насыщенным в плане вовлеченности в разнообразные проекты, но и более позитивным в плане выручки: мы растем вдвое быстрее рынка, позволяя партнерам-интеграторам также успешно развивать бизнес. Такой рост обусловлен тем, что компания все чаще участвует в реализации крупных федеральных и региональных проектов: например, в проекте по цифровой трансформации органов и организаций прокуратуры РФ, где в качестве инструмента для ведения ведомственного делопроизводства и документооборота в электронном виде используется АИК «НАДЗОР». Она сейчас переходит на новый этап своего развития и обновленная платформа в настоящий момент внедрена уже в пяти регионах страны. Среди других крупных проектов ЭОС в 2018 году стоит отметить внедрение системы «ДЕЛО» на региональном уровне в трех субъектах страны: Еврейской АО, Республики Калмыкия и Республики Адыгея. Новые крупные клиенты корпоративного сектора – «Мосэнерго», «Кыргызтрансгаз». Однако будущее электронного документооборота связано не только с внедрением и модернизацией традиционных модулей СЭД. По мере того, как СЭД в том или ином виде появляется практически в каждом коммерческом предприятии, и тем более в госсекторе, где ее использование регламентируется законодательно, – всё большую востребованность начинают играть дополнительные инструменты, предполагающие расширенный функционал и более точную кастомизацию решения. Стабильный интерес заказчиков к традиционным продуктам ЭОС – СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint, мобильному приложению EOSMobile – сопровождается тем, что эти системы становятся всё более нагруженными и аккумулируют всё больший объем данных. Темы usability и дизайна становятся всё актуальнее по мере включения в электронный обмен документами и совместную работу с системой не только топ-менеджеров компаний и высших должностных лиц госпредприятий, но и управленцев среднего звена. Поэтому ключевые конкурентные преимущества решений ЭОС будут заключаться в их производительности, а также в масштабируемости и удобстве использования. Среди других ключевых целей ЭОС в плане развития продуктов были названы разработка новой функциональности систем, реинжиниринг отдельных систем и подсистем и связанное с ним ускорение выпуска новых версий ПО, а также импортозамещение. Новая подсистема управления проектами в СЭД «ДЕЛО» – ответ компании ЭОС на потребности рынка в решении, которое смогло бы объединить задачи электронного документооборота и управления проектами. Такие задачи актуальны для региональных проектных офисов и ряда предприятий коммерческого сегмента. В текущей версии модуля «Управление проектами» реализовано управление специализированными карточками, справочники, календарное планирование, бюджет, команда проекта, целевые показатели и результаты. Основной функционал – работа с проектными предложениями, заявками и паспортами проектов. В системе учтены все необходимые стадии прохождения проектного предложения, которые могут быть адаптированы под нужды заказчиков конкретного региона. Планируя развитие платформы EOS for SharePoint, компания также не оставляет без внимания инновационные технологии: например, штрихкодирование. В целом перспективы развития продукта связаны с такими функциями, как сопровождение договоров, исполнение задач, автоматизация кадровых процессов, модули интеграции с ЭДО, отраслевые решения. Планомерные улучшения ведутся и в мобильном приложении EOSmobile. В обновленной версии приложения пользователь может выбрать удобный вариант работы со списком документов, перейти по ссылкам в связанные документы, создавать подчиненные визы и т. д. В планах компании – выпуск СМР 4 (новый релиз сервера мобильных решений), не зависимого от количества пользователей, с экономией трафика, поддержкой PostgreSQL и Linux. А также – ряд других важных апгрейдов. Система автоматизации деятельности многофункциональных центров АИС «МФЦ ДЕЛО» – еще одно решение, в котором компания ЭОС видит большой потенциал, несмотря на то, что продукт этот нишевой. Именно здесь находят применение такие интересные решения, как внедрение электронных операторов в колл-центре, чат-боты в мессенджерах и соцсетях, экспертных систем, многочисленных интеграций для оказания услуг он-лайн. Например, внедрение в колл-центре МФЦ электронного оператора значительно сокращает количество потерянных звонков и время ожидания ответа. Внедряемые технологии обработки данных позволяют проводить постоянный анализ использования системы. Наконец, крайнюю актуальность набирает тема долговременного архивного хранения электронных документов. В организациях накопилась критическая масса документов, которые изначально создавались в электронном виде. Появились новые источники комплектования: веб-ресурсы. Традиционный подход к архивному хранению – консервация – не обеспечивает их должной сохранности, так как и форматы документов, и цифровые носители, и аппаратные средства хранения устаревают и меняются. При этом очевидно отсутствие понимания проблемы на всех уровнях и единого решения для нее. Работа с партнерами, формирование партнерской сети и поддержка интеграторов в региональных и федеральных проектах по-прежнему остается приоритетной задачей для компании ЭОС. В этом году организовать конференцию компании ЭОС помогли технологические партнеры: производители техники для печати и обработки документов PFU Fujitsu и Canon, российский разработчик средств информационной безопасности «Актив-софт» (торговая марка «Рутокен»), разработчик решений для документооборота ЗАО «Центр открытых систем и высоких технологий» (COS&HT, ТМ iPavlov), разработчик офисных приложений «Новые облачные технологии» (ТМ «МойОфис»), разработчик программной платформы для создания готовых решений и ИТ-инфраструктуры «Базальт СПО». По традиции на конференции «Весенний документооборот» компания награждает своих лучших бизнес- и технологических партнеров дипломами и фирменными статуэтками. В 2019 году награды получили ООО «Бизнес ИТ» (Ставрополь), ООО «Инфосистемы-КС» (Якутск), ООО «Прайм Груп» (Красногорск), ООО «ЭОС Тех», ООО «Офис-Док» (Санкт-Петербург), IFS (Бишкек), ООО «АльтА-СОФТ» (Брянск), ООО «КС-Консалтинг» (Барнаул), ООО «Юниксофт» (Подмосковье) и ЗАО «Эй Би Эс Текнолоджис»(Ереван). Подробнее о мероприятии https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29940
Permanent Link

• 16 April 2019 - «Весенний документооборот – 2019». ЭОС 25 лет!

Кажется, совсем недавно мы праздновали двадцатилетние ЭОС, и вот нам уже 25 лет! По мнению многих экспертов, компания ЭОС и отечественная СЭД/ECM-отрасль являются ровесниками, поэтому можно уверенно сказать, что вместе с нами 25-летие отмечает весь российский рынок электронного документооборота. В честь этого значимого события традиционная партнерская конференция «Весенний документооборот» будет особенной. Необычным в очередной конференции ЭОС будет все – место проведения, деловая часть, культурная программа и многое другое. Региональных и технологических партнеров компании ЭОС будут принимать с 22 по 26 апреля последовательно два древних города – Ереван и Тбилиси. Наши гости будут слушать доклады, участвовать в дискуссиях и презентациях, чередуя деловую программу с насыщенной экскурсионной и развлекательной. Знаменательна и география регионов компаний-участников юбилейной конференции. На «Весеннем документообороте» будут представлены почти три десятка субъектов РФ. Самый западный город России, из которого приедут партнеры – Калининград, а самый восточный – Южно-Сахалинск. Ожидаются гости из Москвы и Санкт-Петербурга, республик Башкортостана, Мордовии, Татарстана, Саха (Якутия), Алтайского, Красноярского, Ставропольского, Хабаровского краев, Брянской, Воронежской, Иркутской, Курганской, Курской, Липецкой, Магаданской, Московской, Омской, Орловской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Свердловской, Тульской областей, а также из ближнего и дальнего зарубежья – Армении, Беларуси, Украины, Кыргызстана. По традиции, закрепившейся в последние годы, партнерская конференция станет площадкой для обсуждения круга вопросов, выходящих далеко за пределы узкоотраслевых проблем. Спикеры будут говорить об актуальных трендах и вызовах рынка, ИТ-новинках маркетинговой стратегии и многом другом. Мы подведем итоги года работы ЭОС и партнерского сообщества, подробно поговорим о развитии продуктов и решений, в том числе таких широко известных систем, как СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint, (о трансформации пользовательских рабочих мест в контексте текущих и перспективных требований клиентов, о новой политике применения мобильных технологий в корпоративных IT-системах, интеграции с социальными сетями, мессенджерами, чат-ботами и т.д.). Кроме этого, мы продемонстрируем наши новые разработки – модуль «Управление проектами», предназначенный для работы с проектными предложениями и полностью интегрируемый с СЭД «ДЕЛО», подсистему «Управление совещаниями», а также систему архивного хранения подлинников электронных документов, которая уже тестируется в рамках крупного пилотного проекта. Рассмотрим и наш опыт автоматизации госуслуг и МФЦ: расскажем об успешных внедрениях АИС МФЦ ДЕЛО (эта система уже работает в ряде многофункциональных центров), а также покажем улучшения и нововведения, которые мы внесли в продукт, чтобы сделать его максимально комфортным для работы и эффективным. Это интерактивные подсказки для специалистов МФЦ на каждом шаге работы, экспертная система, обеспечивающая минимизацию возможности совершения ошибок, современные сервисы информирования о статусе заявлений, межведомственное взаимодействие со всеми федеральными системами и сервисами, необходимыми для оказания госуслуг, а также интеграция с локальными системами, внедренными в МФЦ, чат-боты и многое другое. Затронем, конечно, и вопросы техподдержи, продаж, маркетинга. Наши технологические партнеры, лидеры в сегментах разработки ПО и офисной техники, представят свои актуальные продукты и поучаствуют в обсуждениях. Деловая часть (доклады и дискуссии) будет чередоваться с неформальным общением и культурной программой. Участников конференции ожидают экскурсии по Еревану с посещением и монастыря Агарцин, а также турпоездка в Грузию. Мы увидим прекрасный город Тбилиси, посетим древний винодельческий регион Кахетию, крепость Батонис (резиденцию кахетинских царей), Сигнахи («город любви»), знаменитый монастырь Бодбе и много других памятных мест. Также поучаствуем в дегустациях, мастер-классах по выпечке грузинского хлеба, приготовлению шашлыка и чурчхелы. И, конечно, всех гостей конференции ожидает праздничная вечеринка, где мы наградим лучших региональных и технологических партнеров. «Весенний документооборот – 2019» пройдет при поддержке компаний «Новые облачные технологии» («МойОфис»), Canon, Fujitsu, «Актив», BaseALT, ГК «Центр открытых систем и высоких технологий». Мероприятие будет широко освещаться в средствах массовой информации, в том числе в ведущих интернет-изданиях. Информационными спонсорами выступают MSKIT, ITSZ, ICT-Online, SPBIT, ICT2GO, NNIT, «Мобильные телекоммуникации», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Системный администратор». Подробнее читайте на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29885
Permanent Link

• 9 April 2019 - Система архивного хранения электронных подлинников

Система архивного хранения подлинников электронных документов, разработанная компанией ЭОС, продолжает вызывать активный интерес на самом высоком уровне. 4 апреля 2019 года новое решение ЭОС впервые было представлено ведомствам, отвечающим за формирование государственной политики, нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела, государственный учет и хранение документов архивного фонда РФ – Федеральному архивному агентству (Росархиву), а также Российскому государственному архиву научно-технической документации (РГАНДТ). На встрече, где происходил показ системы, присутствовали заместитель руководителя Росархива Олег Наумов, директор РГАНДТ Марина Власова, заместитель директора РГАНДТ Павел Кюнг и другие сотрудники этих учреждений. Участники презентации познакомились с основными аспектами разработанной ЭОС «Концепции хранения электронных документов в архиве организации» и увидели процесс передачи ЭД из СЭД «ДЕЛО» в систему архивного хранения подлинников электронных документов. Разработанная ЭОС система архивного хранения подлинников электронных документов реализует основные принципы вышеуказанной Концепции. Она предназначена для хранения, учета, использования архивных ЭД и решения задач архива организации или ведомственного архива. Система реализована с использованием: эталонного хранилища, содержащего основные (эталонные) экземпляры переданных на хранение в систему архивного хранения ЭД; рабочего хранилища – хранилища рабочих экземпляров файлов ЭД и файлов регистрационных карточек (РК) электронных документов; системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», обеспечивающей функции учета и использования архивных документов. Процесс передачи ЭД из СЭД в систему архивного хранения включает: выгрузку электронных документов из СЭД; прием ЭД на хранение в систему архивного хранения; прием ЭД на учет в систему архивного хранения. Напомним, что еще раньше с основными принципами, заложенными в решение, и его функционалом познакомились участники прошедшей 21-22 марта в Российском экономическом университете им. Г.В. Плеханова IX Международной научно-практической конференции им. А.И. Китова «Информационные технологии и математические методы в экономике и управлении». Разработанный ЭОС программный продукт заинтересовал как представителей фундаментальной науки, так и присутствовавших на конференции специалистов-практиков. Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29875
Permanent Link

• 4 April 2019 - Боты, чаты и BI. В Калининграде создают МФЦ нового поколения

Ставка правительства страны на цифровизацию себя оправдывает: взаимодействие граждан с государством упрощается и ускоряется. И все же уровень проникновения инноваций в разных регионах отличается – и порой весьма существенно. Среди пионеров – МФЦ Калининградской области, где весьма продуктивно используют передовые программные решения. О том, чего удалось за счет этого добиться, рассказывает Виолетта Лёвина, директор Уполномоченного МФЦ Калининградской области. Основные вопросы, на которые ответила Виолетта: - Каковы были предпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО? - Опыт использования СЭД «ДЕЛО» был позитивным? - Когда завершилось внедрение АИС МФЦ ДЕЛО? Удалось добиться желаемых улучшений? - Расскажите о том, почему было принято решение разрабатывать чат-боты и каков их функционал? Есть ли уже результаты использования чат-ботов? - Есть ли другие возможности на базе АИС МФЦ ДЕЛО, например, реализованные за счет дополнительных модулей? - Каковы результаты проекта и планы по дальнейшему развитию системы? Читайте интервью с Левиной Виолеттой на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29867 .
Permanent Link

• 2 April 2019 - Успешный опыт создания единой региональной СЭД

Специалисты министерства информационных технологий и связи Ростовской области, региона, где реализуется один из крупнейших проектов на базе разработанных ЭОС решений, 27 марта провели онлайн-совещание с коллегами из Республики Саха (Якутия). Предметом обсуждения стал опыт создания и использования в донском регионе единой СЭД. Со стороны Якутии в совещании участвовали представители администрации главы, правительства и министерства инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий. Обсуждали широкий круг вопросов, касающихся построения и развития системы электронного документооборота: процесс внедрения (эта тема вызвала наибольший интерес), организацию работы с нормативно-правовыми документами, контроль правовых актов и поручений губернатора и правительства Ростовской области, работу с обращениями граждан, организацию защиты информации. По итогам совещания принято решение продолжить межрегиональное сотрудничество в этой сфере. Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране внедрила централизованную систему электронного документооборота, охватывающую все органы власти и муниципальные образования. На сегодняшний день в организациях и учреждениях области насчитывается более 16 тысяч пользователей СЭД «ДЕЛО». Система охватывает все муниципальные и региональные органы власти (в области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения. С 2014 года в регионе действует распоряжение губернатора о полном переходе на электронный документооборот: все письма, которые подписываются на бумаге, представляют собой копии электронных документов. К системе обеспечен мобильный доступ, которым пользуется высший руководящий состав: Губернатор, его заместители, все члены Правительства и главы муниципальных образований, а также ряд их заместителей. Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин в своем интервью в декабре 2018 года подвел текущие итоги проекта: «Нашей стратегической целью было 100%-е проникновение электронного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня, и в 50% аналогичных структур уровня поселений. Сегодня эти показатели полностью достигнуты». Для Ростовской области демонстрация собственных достижений коллегам стала уже привычным делом. Ростовчане регулярно рассказывают о своих успехах на ежегодных конференциях ЭОС «Осенний документооборот», а также проводят на своей территории семинары и масштабные тематические конференции с участием представителей со всей России. Можно с уверенностью говорить, что регион, создав на базе СЭД «ДЕЛО» одну из крупнейших по количеству организаций-участников и пользователей единую систему электронного документооборота, стал примером для других субъектов РФ. Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29863
Permanent Link

• 27 March 2019 - Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизировал документооборот до уровня подразделений

В некоммерческой организации «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» в марте текущего года завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота. Для автоматизации документных процессов заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией «КС – Консалтинг», партнером ЭОС в Западной Сибири. Региональный оператор «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» создан постановлением Администрации Алтайского края от 25 марта 2014 года № 133. Данный Фонд действует в соответствии с Жилищным Кодексом РФ и предназначен для формирования долгосрочной региональной системы капитального ремонта многоквартирных домов. До внедрения СЭД документооборот Фонда велся без использования специализированных решений. Регистрация переписки осуществлялась в программе MS Excel. На обращения граждан заводились алфавитные карточки. Работа регионального оператора Фонда капремонта жестко регламентирована федеральным и краевым законодательством и строится на абсолютной прозрачности для граждан и контролирующих органов. Это предполагает наличие четких правил внутреннего документооборота, а также строгий контроль рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам компетенции Фонда. Очевидно, что только профессиональные системы автоматизации, в числе которых СЭД «ДЕЛО», позволяют организовать документооборот на должном уровне. Приняв решение о внедрении СЭД, заказчик сформулировал первоочередные цели проекта: 1. создание базы электронных документов с возможностью оперативного поиска; 2. реализация средствами СЭД механизмов контроля сроков исполнения поручений и рассмотрения обращений граждан; 3. переход к электронному согласованию договоров и дополнительных соглашений. Заказчик приобрел 15 лицензий (из них 10 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web»), а также 1 лицензию на опцию «Сканирование». 3 рабочих места «толстого клиента» были установлены в службе ДОУ (у начальника общего отдела, делопроизводителя-регистратора и секретаря руководителя). Опция «Сканирование» установлена на рабочем месте секретаря приемной. 2 полнофункциональных АРМ получили руководители управлений Фонда. В веб-интерфейсе работают генеральный директор, начальники отделов и их заместители. Для оперативного отслеживания поступления документов в СЭД, а также сроков исполнения поручений у каждого пользователя установлено приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка компании «КС-Консалтинг»). В рамках данного этапа проекта решены все задачи, доступные при таком количестве рабочих мест в СЭД: 1. Автоматизирована регистрация документов. За эти операции отвечают два специалиста: делопроизводитель и секретарь руководителя. Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию – заводит на каждый документ карточку в СЭД. Настроена регистрация из программы Outlook входящих документов, поступающих на корпоративную почту. 2. Создана база документов, их электронных образов и резолюций к ним. После рассмотрения руководителем входящей корреспонденции секретарь сканирует бумажные экземпляры, заносит в карточки резолюции и (при необходимости) ставит на контроль. Исходящие документы и ответы регистрируются в связке и сканируются. 3. Автоматизирован контроль исполнения. Резолюции по входящим документам отслеживает секретарь руководителя. Обращения граждан также контролируется секретарем, кроме тех, которые поставлены на «Особый контроль». Эту категорию отслеживает начальник общего отдела (в СЭД «ДЕЛО» он имеет права контролера по таким обращениям). 4. В СЭД «ДЕЛО» фиксируются и отслеживаются процессы передачи документов в подразделения и ход исполнения. После внесения резолюций документы поступают в СЭД в кабинеты исполнителей (это начальники отделов и заместители). В отделе выносится резолюция на конечного исполнителя, которая ставится на контроль, если необходимо. После выполнения поручений в систему вносятся отчеты. 5. В СЭД реализовано электронное согласование проектов договоров и дополнительных соглашений. Обмен служебными записками между отделами переведен в электронный вид. Таким образом, с помощью СЭД «ДЕЛО» удалось автоматизировать документооборот в НО «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» до уровня структурных подразделений. На сегодняшний день «ДЕЛО» работает в промышленном режиме. В планах Фонда – организация обмена документами с вышестоящим ведомством – Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. Это возможно реализовать, используя специализированное решение – СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). Опция позволяет оперативно обмениваться документами, направленные в Фонд на исполнение, а также получать данные о приеме и регистрации в конечном пункте направленных адресату документов. Несмотря на то, что системой «ДЕЛО» охвачены все подразделения, для полной автоматизации документных процессов (то есть для включения в электронный документооборот конечных исполнителей) недостаточно лицензий. Чтобы полнее использовать преимущества СЭД, специалисты «КС-Консалтинг» рекомендовали заказчику рассмотреть вариант увеличения количества АРМ. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29848
Permanent Link

• 14 March 2019 - В горнолыжном комплексе «Манжерок» завершился второй этап внедрения СЭД «ДЕЛО»

В январе 2019 года завершился второй этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» - популярном туристическом комплексе Республики Алтай, одном из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России. О первом этапе внедрения СЭД мы писали ранее. На данном шаге были выполнены работы по обследованию документооборота, базовой настройке СЭД, подключению пользователей и запуску стандартного функционала. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы. Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай является уникальным по ряду причин. Сфера деятельности компании весьма нетипична, и вытекающее отсюда многообразие потребностей заказчика значительно превзошло наиболее часто используемый функционал СЭД. Однако, система «ДЕЛО» обладает возможностью реализации практически любых бизнес-процессов коллективного документационного взаимодействия, благодаря дополнительной опции «Управление процессами». Второй этап проекта предполагал внедрение уникальных процессов согласования договорной и закупочной деятельности. Специалистами КС-Консалтинг были выполнены работы по написанию дополнительных процессов для системы «ДЕЛО», автоматизирующих процесс закупки и работы с шаблонными договорами в информационной системе. Разработанные процессы обеспечивают дополнительные маршруты движения документов, не предусмотренные стандартными средствами СЭД - данные наработки позволяют упростить процедуру подготовки и согласования закупок, а также сделать прозрачным движение и обработку фигурирующих в процессе документов. Сама процедура закупок с использованием дополнительных процессов в СЭД выглядит следующим образом: 1. Инициатор закупки создает регистрационную карточку (РК) служебной записки на закупку, заполняя все необходимые поля. 2. Запускается дополнительный плагин, который копирует информацию из карточки в файл MS Word и автоматически прикрепляет его к РК. 3. Далее РК служебной записки поступает на согласование соответствующим начальникам отделов и генеральному директору. 4. После того, как служебные записки одобрены начальством, они рассматривается на совещании комиссии по закупкам. После проведения совещания, начальник отдела закупок оформляет протокол в СЭД, в связке с РК служебных записок на закупку. Если требуется публикация протокола заседания комиссии, на данном этапе можно запустить специальный процесс, который будет напоминать о необходимости публикации протокола на сайте госзакупок. 5. Далее запускается дополнительный процесс, который выполняет рассылку протокола инициаторам закупок, всем членам комиссии и юридическому отделу. Это необходимо также и для прозрачности процедуры, чтобы инициатор мог видеть все этапы работы над его закупкой. 6. Получив протокол, специалисты юридического отдела подготавливают проект договора в СЭД и отправляют его на согласование (визирование) между участниками обсуждения закупки. 7. Когда все необходимые визы в СЭД проставлены, запускается дополнительный процесс, который «привязывает» к РК договора определенного специалиста отдела закупок, для последующего прикрепления сопутствующей документации по закупке участникам процесса. 8. Если участники процесса согласовали проект договора и сопутствующую документацию, после регистрации договора запускается процесс автоматического заполнения дополнительных реквизитов с указанием срока публикации этих документов на сайте госзакупок. Далее, в течении этого срока, процесс осуществляет отправку напоминаний на почту сотрудника ответственного за публикацию, до тех пор, пока он не опубликует документы. Также, в качестве сопутствующего ходу процедуры закупок, был разработан дополнительный процесс для работы с шаблонными договорами. Часть договоров организации составляются по шаблону, и не подлежат редактированию. Информация, которая может быть изменена в договоре (например, контрагент) будет заполняться исключительно из справочников СЭД. Дополнительный процесс позволит в автоматическом режиме «подтягивать» в шаблон договора информацию из полей карточки контрагента. На втором этапе была выполнена установка дополнительных процессов в СЭД, запуск в эксплуатацию процессов согласования договорной и закупочной документации (около 10 видов договоров, служебные записки, дополнительные соглашения, протоколы совещаний и т.д.). В ближайшем будущем планируется разработка индивидуальных печатных форм для выгрузки документов. По завершению установки и настройки дополнительных процессов было проведено обучение пользователей. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29649
Permanent Link

• 11 March 2019 - «Нам удалось перейти на полный электронный документооборот с рядом федеральных ведомств»

Переход многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на цифровую платформу – одна из важнейших составляющих концепции цифровизации государственного управления «Сервисное государство 2.0», принятой в конце прошлого года и рассчитанной на 2018–2024 годы. О том, как цифровая трансформация МФЦ проходит в Ульяновской области, рассказывает Сергей Макаров, директор департамента развития электронного правительства ОГКУ «Правительство для граждан». В этом регионе в МФЦ не так давно внедрили решение АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС. - Каковы были предпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО? Наше предыдущая система работала с 2015 года и по многим факторам не учитывала ряд требований. Кроме того, предпосылками запуска проекта стали существенные изменения в действующем законодательстве, за которыми не успевала наша прежняя система, а также реализованные со стороны ФОИВов электронные сервисы для взаимодействия с МФЦ. В нашем прежнем решении набор электронных сервисов для взаимодействия с ФОИВами был ограничен и для их реализации необходима была его существенная доработка. - Почему было принято решение отказаться от системы, которая использовалась ранее? Мы фактически не отказывались от нее, просто нами было подготовлено техническое задание на модификацию ПО, в рамках которой подразумевалась доработка АИС МФЦ для взаимодействия с электронными сервисами ФОИВов, а также приведение системы в соответствие с действующим законодательством. - Расскажите, пожалуйста о том, почему было выбрано решение АИС МФЦ ДЕЛО. Мы подробно изучали существующие на рынке решения по автоматизации деятельности МФЦ, выезжали в другие регионы и смотрели различные решения непосредственно в работе. По итогам изученного опыта на тот момент свой выбор мы остановили на АИС МФЦ ДЕЛО по ряду причин. В первую очередь – это очень гибкий и лёгкий для изучения конструктор услуг, который позволяет нам своими силами разрабатывать формы для услуг, предоставляемых в МФЦ. Второй момент – это наличие в решении АИС МФЦ ДЕЛО огромного количества реализованных адаптеров для взаимодействия посредством СМЭВ с федеральными органами, после внедрения которых нам сразу же удалось перейти на электронное взаимодействие по ряду федеральных услуг. Решение позволяло нам интегрироваться с различными информационными системами, как на федеральном уровне, так и на региональном. В-третьих, интерфейс системы интуитивно понятен для сотрудников МФЦ несмотря на наличие огромного количества реализованных функций и дополнительных настроек. Также очень понравился реализованный в системе механизм подсказок, который учитывал практически всю специфику работы сотрудника и не позволял допускать ошибки на приёме. - Был ли у вас опыт сотрудничества с компанией ЭОС? Был и вполне успешный, в 2017 году в рамках федерального проекта Мультирегиональность мы выводили свои региональные услуги на федеральный портал госуслуг. Коллеги из ЭОС нам помогали реализовывать транспорт для приёма заявок с ЕПГУ: разрабатывали виды сведений для каждой из услуги, а также предоставили решение, посредством которого принимались заявки. В 2018 году данная работа была продолжена, дополнительно были реализованы виды сведений для других государственных и муниципальных услуг. - Как проходил сам процесс внедрения? Контракт на модификацию был заключен с ЭОС в июле 2018 года, а уже в августе сотрудники наших МФЦ принимали в новой системе заявления по важной на тот момент услуге «Прием и обработка заявлений о включении избирателя в список избирателей, участников референдума по месту нахождения на выборах депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области шестого созыва». В целом работы по контракту были выполнены в срок в конце ноября 2018 года, т.е. фактическое время реализации проекта составило менее полугода. Переход был постепенным, в августе операторы МФЦ наряду с услугой ЦИК также вели приём в новой системе по услугам Корпорации МСП, в сентябре-октябре к ним прибавились услуги МВД – справки об отсутствии судимости и справки о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств. В ноябре была запущена важная для нас услуга – государственная регистрация юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств. Мы одни из первых в России реализовали электронный обмен с ФНС по данной услуге. Фактически на первоначальном этапе внедрения ставка делалась на услуги, где предполагалось полное электронное взаимодействие посредством СМЭВ, то есть в процессе приёма документов по указанным услугам были фактически задействованы только сотрудники окон МФЦ, которые принимали пакеты документов и отправляли их в СМЭВ. Не нужно было формировать реестры передачи, отдавать пакеты курьерам и т.п. - Были ли задействованы в процессе внедрения ваши сотрудники? Со стороны нашей организации был задействован целый ряд структурных подразделений. На первоначальном этапе был подготовлен фундамент для системы. Коллеги из нашего департамента по технической поддержке обеспечили подготовку технической составляющей для новой АИС МФЦ: была произведена настройка серверной части, криптомаршрутизаторов, а также произведена установка базового ПО. Дальше к процессу внедрения системы присоединился курируемый мною отдел сопровождения АИС МФЦ, сотрудники которого выполняли настройки системы, консультировали пользователей. Данный отдел фактически был задействован на протяжении всего процесса внедрения. После внедрения наши сотрудники продолжают консультировать пользователей при возникновении у них вопросов по работе с системой. Большую помощь во внедрении нового решения нам также оказали специалисты организационно-методического департамента, которые осуществляли тестирование всех услуг до выпуска их в промышленную эксплуатацию. Коллеги проверяли разработанные услуги и давали рекомендации по их доработке. На всём протяжении процесса под моим руководством в еженедельном формате с коллегами из ЭОС проводились АКС, на которых обсуждались реализованные за неделю доработки. На всех этапах внедрения специалисты ЭОС оказывали нам грамотную и оперативную консультационную помощь. Ошибки, выявленные в ходе эксплуатации, устраняются в оперативном порядке. Хочется отметить, что программный продукт постоянно и активно развивается, в новых версиях учитываются пожелания сотрудников МФЦ – это очень важно. - Как была реализована интеграция АИС МФЦ ДЕЛО с другими используемыми в организации системами? В модифицируемом решении, которое было внедрено, уже присутствовали практически все модули для взаимодействия со всеми необходимыми системами. Нам нужно было только внести соответствующие для нашего региона и нашего МФЦ настройки. Также формально необходимо было получить доступы к некоторым электронным сервисам и видам сведений, к которым на тот момент доступа не было. Однако в рамках проекта была произведена интеграция с действующими в МФЦ системой управления электронной очередью «Дамаск» и АТС Avaya. Дополнительно была произведена интеграция со всеми федеральными системами. Это в первую очередь, СМЭВ 2 и СМЭВ 3, ГИС ГМП, ЕСИА, ФРГУ, ЕЛК, ИАС МКГУ, ИС МДМ (в тестовой среде). Из региональных систем взаимодействие было организовано с Интеграционной информационной системой по персонифицированному учёту граждан, проживающих на территории Ульяновской области, имеющих право на меры социальной поддержки, адресную социальную помощь и иные социальные гарантии, SiTex-«Электронный социальный регистр населения Ульяновской области» и программным обеспечением «ДЕЛО». Я отмечал ранее, что в решении ЭОС была реализована библиотека всех необходимых для МФЦ адаптеров для взаимодействия с сервисами ФОИВов посредством СМЭВ, внедрение которых позволило перейти нам с рядом органов на безбумажный документооборот. - Как сотрудники восприняли переход на АИС МФЦ ДЕЛО? Потребовалось ли обучение? Как оно было организовано? Переход был безболезненным. Потребовалось некоторое время для привыкания к новой системе, ознакомления с новым функционалом. Обучение, естественно, было, оно предполагалось согласно нашему ТЗ. Специалистами ЭОС было организовано полноценное обучение наших сотрудников. В течение двух рабочих дней было проведено очное обучение для 80 человек. Также коллегами из ЭОС были подготовлены качественные обучающие видеоролики и инструкции. Ими воспользовались сотрудники, которые не смогли принять участие в очном обучении. Для сотрудников отдела сопровождения АИС МФЦ и организационно-методического департамента было организовано несколько сеансов обучения посредством видеосвязи. - Каковы качественные и количественные результаты проекта? Какие новые возможности появились? В первую очередь, после внедрения данного решения нам удалось перейти на полный электронный обмен с рядом федеральных ведомств, с которыми ранее мы работали только на бумаге. Это позволило нам сэкономить время и снизить финансовые затраты на транспорт и бумагу. В настоящее время электронное взаимодействие организовано с МВД, ФНС, Корпорацией МСП, ПФР, ФСС, Росимуществом, Роспотребнадзором. Также удалось запустить новые услуги, например, услуги Корпорации МСП, обмен с которой также осуществляется в электронном виде. Одними из первых субъектов мы запустили услугу по регистрации ИП и ЮЛ, где обмен документами тоже электронный. Для сотрудников бэк-офиса наиболее популярным и востребованным оказался модуль Контроля исполнения дел, который позволяет отслеживать жизненный цикл всех принятых в МФЦ дел и в последующем принимать оперативные решения. Очень интересным для сотрудников контакт-центра стал модуль «Контактный центр», ведь предыдущее решение не учитывало специфику работы сотрудников контакт-центра. Также удобным и гибким для сотрудников оказался конструктор услуг, которые позволяет нам самостоятельно разрабатывать услуги и вносить корректировки в действующие в случае внесения изменений в законодательство, регламентирующее процесс предоставления услуг. - Каковы планы по дальнейшему развитию системы? В ближайшей перспективе планируем запустить в новой системе все региональные муниципальные услуги, которые были сделаны сотрудниками отдела сопровождения АИС МФЦ. На финишной прямой у нас запуск электронного взаимодействия с ПФР по выдаче СНИЛС. С нетерпением ждём и ряда других электронных сервисов федеральных органов, с которыми мы давно «протестировались». В первую очередь, это виды сведений МВД по паспортам и водительским удостоверениям. Также ожидаем доработки со стороны ПФР их вида сведений «Приём заявлений из МФЦ», так как на текущий момент сервис предусматривает взаимодействие между МФЦ и ПФР только по одной услуге «Прием от граждан анкет в целях регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе прием от застрахованных лиц заявлений об обмене или о выдаче дубликата страхового свидетельства». Ждём также полноценного рабочего сервиса Росреестра «Приём обращений в ФГИС ЕГРН». Запуск всех вышеуказанных сервисов позволит полностью перейти нам с ФОИВами на электронное взаимодействие и сэкономить финансовые средства на бумаге и доставке документов. В планах есть идеи по реализации в системе оценки работы каждого сотрудника, расчёта KPI в зависимости от количества и сложности оказанных сотрудником услуг. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29589
Permanent Link

• 14 February 2019 - Число пользователей СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области подходит к отметке 15,5 тысяч

В Ростовской области продолжается развитие межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского решения компании ЭОС. В системе зарегистрированы уже 15477 сотрудников из более 2,5 тысяч организаций. С начала 2019 года министерство информационных технологий и связи Ростовской области подключило к системе «ДЕЛО» более 170 подведомственных организаций министерства общего и профессионального образования Ростовской области. Теперь передача и согласование документов между учреждениями образования и другими участниками СЭД «ДЕЛО» будет осуществляться исключительно в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Об этом сообщается на сайте министерства информационных технологий и связи Ростовской области http://minsvyaz.donland.ru/Blog/ViewPost.aspx?pageid=56163&ItemID=251522&mid=105697. Таким образом, сегодня СЭД «ДЕЛО» охватывает все муниципальные и региональные органы власти (а в Ростовской области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения. Только за 2018 год в СЭД было обработано около 3,5 млн документов, из которых более 2,2 млн – это подлинники, подписанные универсальной квалифицированной электронной подписью, которые «родились» непосредственно в электронном шаблоне. Остальные – это отсканированные бумажные документы, которые в дальнейшем проходят также в рамках СЭД. В планах министерства информационных технологий и связи Ростовской области – использование в 2019 году новых показателей мониторинга развития электронного документооборота в рамках развития системы «ДЕЛО» в соответствии с условиями федеральной программы «Цифровая экономика». Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране начала внедрять не разрозненные сегменты электронного документооборота, а централизованную систему. С 2014 года регион по распоряжению Губернатора полностью перешел на электронный документооборот. Самый большой массив информационного взаимодействия в регионе - это электронный документооборот органов власти. К системе обеспечен мобильный доступ через программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». На Дону также внедрена система архивного хранения документов в электронном виде «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Кроме того, Ростовская область первая в ЮФО и в числе первых в России присоединилась в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Источник: Министерство информационных технологий и связи Ростовской области http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=56163 Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29241
Permanent Link

• 30 January 2019 - Искусственный интеллект, роботизация, чат-боты и многое другое: на Московском Цифровом Форуме ЭОС покажет эффективные ИТ-инструменты и кейсы по цифровизации

26 февраля в Москве состоится во многом уникальное мероприятие – Московский Цифровой Форум, крупнейшее событие, посвящённое развитию цифровой экономики в России. На площадке Цифрового Делового Пространства (ул. Покровка, 47) соберутся более 5 тысяч специалистов, чтобы увидеть и обсудить лучшие цифровые практики для бизнеса и государства. Компания «Электронные Офисные Системы» участвует Форуме с докладом, а также покажет на стенде свои новейшие разработки. Московский Цифровой Форум организуют Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, Минэкономразвития РФ, Торгово-промышленная палата России, Фонд развития цифровой экономики, International Decentralized Association of Cryptocurrency and Blockchain и Совет по развитию внешней торговли и международных экономических отношений при поддержке профильных комитетов Совета Федерации и Государственной Думы ФС РФ, а также ряда других международных и российских организаций. Среди спикеров и участников мероприятия – руководители и федеральных органов власти, главы регионов, представители крупных компаний не только из сегмента IT, но и из самых разных сфер экономики. Форум предназначен прежде всего для обмена опытом интеграции цифровых решений между регионами РФ и презентации лучших отечественных разработок для их последующего внедрения в рамках федеральной программы «Цифровая экономика». Его результатом должна стать организация прямых контактов между заказчиками из правительств регионов, корпораций и ИТ-разработчиками. Круг вопросов, который будут здесь обсуждать, очень широк. Это цифровизация государственного управления и управления городской средой, бизнеса и его отдельных сфер (промышленности, ритейла и др.), проблемы перехода на 100%-отечественный софт, технологии для «умных городов» и многое другое. Сергей Полтев, руководитель направления ЭОС, на секции «Лидеры цифровой трансформации: кейсы и лучшие практики» выступит с докладом «Эффективные ИТ-инструменты цифровой трансформации и практики их применения: ИИ, коммуникативные интерфейсы, многоуровневая аналитика, роботизация процессов». Все разработки, о которых спикер расскажет участникам форума, можно будет увидеть на стенде. Здесь мы покажем последние версии решений ЭОС для госсектора и бизнеса, в том числе основные ECM-системы, чат-боты, использование возможностей ИИ в бизнес-процессах и многое другое. С подробной программой Форума можно ознакомиться на официальном сайте этого мероприятия. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29128
Permanent Link

• 24 January 2019 - Аудит контрагента, СЭД-бот и другие возможности открывает «Юниксофт» на базе EOS for SharePoint

Компания «Юниксофт» (Московская область, г. Мытищи), сертифицированный партнёр компании-разработчика «Электронные Офисные Системы», расширяет функционал EOS for SharePoint путем слияния этого продукта ЭОС с другими информационными системами. В частности, в портфеле «Юниксофт» - решение, объединяющее EOS for SharePoint и модуль проверки контрагента, а также «СЭД-бот», который удаленно взаимодействует с сотрудниками организации, например, для создания заявки в техническую поддержку, контроля строительного объекта, оформления заявок в отдел кадров и других процессов. Продажа и поддержка этих решений находится также в компетенции «Юниксофт». Предлагая заказчикам конвергентные решения, «Юниксофт» решает хорошо известные проблемы. Например, каждая компания, работая на рынке, сталкиваются с большим количеством поставщиков, которых необходимо проверять. Сотрудничество с непроверенной организацией всегда влечет риски: как коммерческие (дебиторская задолженность, неисполнение обязательств, арбитраж/банкротство) и налоговые (не вернуть НДС, штрафы, внеплановые проверки), так и репутационные (негативное влияние на имидж, снижение доверия). К нежелательным ситуациям, как правило, приводят ошибки в реквизитах при заведении карточек контрагентов, отсутствие регулярной актуализации данных по благонадежности и единообразного подхода к проверке у разных подразделений, а также недостаточно внимательное отслеживание появления рисковых факторов. Чем больше пул поставщиков у компании, тем больше времени требуется на проверки контрагентов. «Юниксофт» предлагает упростить процедуры работы с контрагентами с помощью интегрированного решения, объединяющего EOS for SharePoint и модуль проверки контрагента. Такая совокупность механизмов упрощает, например, получение реквизитов организации. На основании ИНН система автоматически заполняет остальные данные без ошибок, обусловленных человеческим фактором, и в едином формате. При оценке рисков система автоматически запрашивает данные по контрагенту у агрегатора и вносит в карточку организации, причем по каждой организации можно отследить историю изменений. При выявлении любого из рисков или их совокупности система отправляет оповещение ответственному менеджеру. При наступлении этапа согласования договора модуль может запросить дополнительные сведения или актуализировать имеющиеся и, если выявлены критические факторы, сделка может быть заблокирована или направлено предупреждение. Для обеспечения безопасности все полученные от агрегатора данные о контрагенте могут быть разбиты на блоки, а доступ к блокам можно разграничить. «Таким образом, с помощью EOS for SharePoint и модуля проверки контрагента все отделы, подразделения и дочерние организации заказчика получают единообразный, автоматизированный, прозрачный механизм проверки - система никогда не забудет проверить контрагента, не пропустит важные аспекты и своевременно сообщит о возникновении риска», - отмечает руководитель отдела внедрения компании «Юниксофт» Андрей Юферев. Напомним, что об этом решении Андрей Юферев говорил в своем докладе «Конвергенция корпоративных инструментов с участием EOS for SharePoint» на конференции «Осенний документооборот – 2018», прошедшей в конце октября в Москве https://www.eos.ru/eos_calendar/osenniy-dokumentooborot-2018/ . В ходе выступления Андрей Юферев упомянул еще одно решение на базе EOS for SharePoint – «СЭД-бот», который удаленно взаимодействует с сотрудниками организации. Роботизированный сервис самостоятельно собирает всю нужную информацию от сотрудника поэтапно. Задавая один вопрос за другим, такой инструмент формирует пакет информации и передает его в СЭД на переработку, после чего СЭД дает ответ. Это удобно для обращений по поводу заявлений на отпуска и отгулы, на пропуска, а также в техподдержку. Андрей Юферев пояснил: войдя в чат, сотрудник видит приветствие по имени – это подтверждает, что он правильно идентифицирован системой. После того, как сотрудник выбрал вид документа (например, техподдержка), чат-бот просит ввести описание ситуации, срочность обращения, сфотографировать проблему. В чат-бот также можно загружать документы в форматах doc и PDF, ссылки на внешние ресурсы. После этого-чат бот передает всю собранную информацию в СЭД, где формируется карточка заявки. Таким образом, взаимодействие с СЭД осуществляется без входа в систему, что особенно удобно на удаленном объекте – например, на стройке. По оценке директора по маркетингу ЭОС Елены Ивановой, «СЭД-бот» – интереснейший и очень перспективный функционал. Интерфейс системы можно настраивать. Лицензирование «СЭД-бота» происходит по принципу одна лицензия на компанию. Напомним также, что в декабре 2017 года компания «Юниксофт» завершила интеграцию EOS for SharePoint с торговой информационной системой (ТИС) в компании «Гамма». Согласование счетов и синхронизация данных с ТИС – для СЭД не совсем стандартная задача, но интеграционные возможности, разработанные компанией «Юниксофт» для EOS for SharePoint, позволили ее успешно решить. Кроме того, «Интеграция СЭД EOS for SharePoint и Конструктора документов «FreshDoc» в финансовой компании по оценке рисков» стала темой онлайн-семинара, который компания «Юниксофт» провела в апреле этого года https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=27970&sphrase_id=3796. «Возможности СЭД растут, и мы всегда готовы рассмотреть новые пожелания заказчиков», - резюмирует Андрей Юферев. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29104
Permanent Link

• 21 November 2018 - В популярном туристическом комплексе Республики Алтай завершился первый этап внедрения автоматизированной системы «ДЕЛО»

Осенью текущего года завершился первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай. В рамках проекта пользователями СЭД стали в общей сложности более 60 сотрудников туристической организации. Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России. Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк. Цели и задачи проекта Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса. Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО». Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности: Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов. Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения. Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики. Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей). Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД. Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие. Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса: создание заявки на закупку в электронном виде; прохождение согласования заявки; формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ. Ситуация до начала проекта внедрения До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме. В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения: сокращение времени движения документов; уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов; ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации; сокращение времени согласования договоров; автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки. В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании. Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения. Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы: Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов. Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля. Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки. Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами. По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей. Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве. Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО. На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018. Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте. Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28805
Permanent Link

About Me

Компания ЭОС - ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ.

Links

Home
View my profile
Archives
Friends
Email Me
My Blog's RSS
Компания «Электронные Офисные Системы»

Friends

Page 1 of 14
Last Page | Next Page

WebBlog.ru
counter
WebBlog.ru